Najwyższa Izba Kontroli 13 sierpnia 2020 r. opublikowała raport o wynikach kontroli ʺCentralizacja podatku VAT w jednostkach samorządu terytorialnegoʺ. Raport dostępny jest tutaj https://www.nik.gov.pl/kontrole/P/19/109/. Zachęcamy do zapoznania się z jego treścią. Poniżej znajdą Państwo podsumowanie najważniejszych wniosków.
KONIECZNOŚĆ AKTUALIZACJI TZW. „PROCEDUR CENTRALIZACYJNYCH”, w szczególności w zakresie zmian w rozliczaniu podatku VAT w JST, liczby oraz nazw jednostek objętych centralizacją (nowe, likwidowane oraz łączone jednostki).
Procedury stosowane przez JST zawierały:
a) wykaz jednostek organizacyjnych objętych scentralizowanym rozliczaniem VAT,
b) zakres obowiązków jednostek organizacyjnych JST w zakresie rozliczania VAT i sporządzania plików JPK_VAT,
c) zasady zawierania umów, wystawiania i opisywania faktur,
d) zasady dokumentowania wewnętrznych rozliczeń między jednostkami organizacyjnymi JST,
e) opis dokumentacji cząstkowej jednostek organizacyjnych JST w zakresie VAT,
f) opis dokumentacji zbiorczej oraz rozliczenia finansowe z tytułu VAT,
g) treść oświadczeń o przekazaniu zgodnego z ewidencją pliku jpk_vat,
h) wyjaśnienia o występujących w cząstkowym pliku jpk_vat błędach/ostrzeżeniach oraz uzasadnieniu braku możliwości jego zmiany,
i) zasady i przypadki występowania o interpretacje przepisów prawa podatkowego oraz reprezentowanie JST przed organami podatkowymi,
j) kontrolę i nadzór w zakresie rozliczania VAT oraz zakres odpowiedzialności,
k) wzory dokumentacji (np. powierzenie obowiązków w zakresie rozliczania VAT, cząstkowy rejestr sprzedaży VAT, cząstkowy rejestr zakupów VAT, wewnętrzne naliczenie VAT za dany okres, fakturę i notę księgową);
l) informowanie oraz przekazywanie informacji z jednostek do urzędów o rejestracji i obsłudze kas rejestrujących.
UREGULOWANIA, KTÓRYCH BRAKUJE W „PROCEDURACH CENTRALIZACYJNYCH”, bądź nie są przestrzegane:
a) nieterminowe przesyłanie deklaracji i ewidencji cząstkowych jednostek do urzędów;
b) brak podpisów uprawnionych osób (kierowników jednostek i głównych księgowych) na deklaracjach i ewidencjach;
c) brak podpisu Wójta/Burmistrza/Prezydenta oraz Skarbnika na skonsolidowanych deklaracjach w wersji papierowej;
d) niewłaściwe oznaczenie podatnika na fakturach i umowach (sprzedawca/nabywca – gmina, wystawca/odbiorca – jednostka organizacyjna);
e) przekazywanie cząstkowych deklaracji i ewidencji do niewłaściwych komórek w urzędzie;
f) nieterminowe przekazywanie środków na zapłatę VAT z jednostek do urzędów.
AKTUALIZACJA STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ JEDNOSTKI O AKTUALNE ZADANIA I CELE tj. przypisanie nowych zadań konkretnym komórkom/departamentom/wydziałom bądź stanowiskom. Za działanie nierzetelne uznano nieterminowe przypisanie zakresu zadań pracownikom (w związku z zatrudnieniem bądź zmianą stanowiska pracy).
AKTUALIZACJA NIP-2
NIK zauważył również, że JST nieterminowo aktualizowały dane na formularzach NIP-2. Podatnicy VAT mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym, nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. NIP-2 powinien być aktualizowany o każdy nowy rachunek bankowy jednostek organizacyjnych Gminy, który wykorzystywany jest w prowadzeniu działalności gospodarczej oraz adresy prowadzenia działalności w przypadku tworzenia czy likwidowania jednostek organizacyjnych. Ww. działania powinny być każdorazowo zgłaszane przez gminę z zachowaniem 7dniowego terminu.
PODATEK VAT DO PRZENIESIENIA
W sytuacjach nadwyżki podatku naliczonego nad należnym NIK jako nieprawidłowość uznał wskazywanie w deklaracjach VAT kwot podatku do przeniesienia i zaleca każdorazowo występowanie o zwrot podatku, ponieważ środki otrzymane jako zwrot mogły znaleźć się na rachunku bankowym jednostki, który jest oprocentowany.
KASY FISKALNE
W kwestii kas fiskalnych NIK zdiagnozował nieprawidłowości polegające na opieszałym składaniu wniosków o wyrejestrowanie nieużytkowanych kas oraz drukowanie na paragonach danych jednostek scentralizowanych zamiast danych Gminy jako sprzedawcy.
W związku z czym każda z jednostek powinna dokonać przeglądu kas fiskalnych, które posiada, a także tych, których użytkowania już zaprzestała i dokonać odpowiednich zgłoszeń, jeżeli takie nieprawidłowości miały miejsca w jednostkach.
DOCHODY OPODATKOWANE W SPRAWOZDANIACH I WZNAWIANIE WYDATKÓW BUDŻETOWYCH
Raport odnosi się do kwestii wykazywania w sprawozdaniach z wykonania budżetu dochodów opodatkowanych oraz wznawiania wydatków budżetowych (str. 63-69 raportu). Sposób prezentacji dochodów w sprawozdaniu powinien być jednolity w ramach całej JST i określony również w procedurze centralizacyjnej bądź zasadach rachunkowości. Ministerstwo Finansów w 2017 r. wydało objaśnienia, w których wskazało, iż dochody powinny być ujmowane w kwotach netto. Wyjaśnienia takie nie stanowią jednak źródła prawa. Przewodnicząca Krajowej Rady Regionalnych Izb Obrachunkowych w odpowiedzi na pismo NIK wskazała, że skoro MF, czyli odbiorca sprawozdań, wskazuje na sposób prezentacji danych w kwotach netto, to taki sposób należy stosować. Jednak przyjęta metoda netto pozostawia wiele wątpliwości, o których mowa więcej w raporcie. Istotnym bez wątpienia pozostaje to, aby każda jednostka organizacyjna objęta centralizacją stosowała tę samą metodę.
W kwestii wznawiania wydatków budżetowych NIK sugeruje, że w związku z brakiem przepisów krajowych każdy Wójt/Burmistrz powinien jako organ odpowiedzialny za wykonanie budżetu określić sposób wznawiania wydatków budżetowych w jednostkach samorządowych. W Rozporządzeniu Ministra Finansów dla państwowych jednostek budżetowych jest to uregulowane – uzyskane przez państwowe jednostki budżetowe zwroty wydatków dokonywanych w tym samym roku budżetowym zmniejszają wykonanie planowanych wydatków w tym roku budżetowym, natomiast uzyskane zwroty wydatków dokonanych w latach poprzednich stanowią dochody budżetu. Może to stanowić punkt odniesienie dla zasad wznawiania wydatków w JST. NIK zwraca uwagę, żeby JST ujednoliciły we wszystkich swoich jednostkach zasady wznawiania wydatków i oparły się na własnych uchwałach, gdyż przepisy krajowe nie regulują tej kwestii dla samorządów.
PROPORCJA ODLICZENIA VAT
NIK wskazał na nieprawidłowość w zakresie zaniechania stosowania metody proporcjonalnego odliczenia VAT za pomocą proporcji (prewspółczynnik i współczynnik).
JST, która nie dokonała tych odliczeń uzasadniła to następująco:
a) koszt zatrudnienia osób, które zajmowałyby się realizacją tego odliczenia, byłyby wyższe niż odliczona kwota podatku,
b) występowanie ryzyka związanego z nieprawidłowym odliczeniem VAT, co może zostać zakwestionowane przez organ a także skutkować sankcjami karnoskarbowymi.
Stanowisko NIK: Odliczenie podatku VAT jest prawem, a nie obowiązkiem, jednakże skorzystanie z tego prawa powoduje, iż podatek do zapłaty jest finalnie niższy. „Ujawniono nieprawidłowość polegającą na zaniechaniu stosowania metody proporcjonalnego odliczenia VAT za pomocą prewspółczynnik i współczynnika w 2017 r. przez Gminę Miejską Łódź”.
Stanowisko NIK (s. 75): Jednostki albo posiadały zasady obliczania prewspółczynnika określone w wewnętrznych procedurach rozliczeń VAT, które są zgodne z przepisami rozporządzenia (rozporządzenie ws sposobu określania zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej w przypadkach niektórych podatników), albo wprost stosowały przepisy tego rozporządzenia.
NIK nie wskazał zatem konkretnie, że JST mają obowiązek odliczać podatek VAT od wydatków bieżących z zastosowaniem niskich proporcji odliczenia VAT, zidentyfikował on jednak, że zaniechanie tych odliczeń stanowi nieprawidłowość. Jednak NIK zupełnie nie odniósł się do kwestii kosztów, na poniesienie których powoływały się JST. Niejednokrotnie przecież koszty te mogą przewyższać „zaoszczędzony” w wyniku odliczenia podatku VAT „dochód”, co per saldo może przełożyć się na sytuację, w której potencjalny „dochód” w ogóle nie wystąpi.
NIERZETELNA WERYFIKACJA KONTRAHENTÓW I DOKUMENTÓW ŹRÓDŁOWYCH ORAZ PRZENOSZENIE DANYCH Z TYCH DOKUMENTÓW DO EWIDENCJI
1) nierzetelne przenoszenie danych z dokumentów źródłowych do ewidencji VAT, tj.:
a) nierzetelne przenoszenie dat wystawienia oraz otrzymania faktur, co świadczy o „nierzetelności danych prezentowanych w plikach JPK_VAT. Stanowiło to także naruszenie art. 193 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym księgi podatkowe (ewidencja) prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów”;
b) „opisy na fakturach zakupu VAT sporządzane były nierzetelnie, albowiem nie zawierały numeru pozycji, pod którą ujmowano je w rejestrze zakupu VAT, brakowało podpisu kierownika jednostki organizacyjnej zatwierdzającego kwotę podatku naliczonego do odliczenia oraz nieprecyzyjnie opisywano faktury pod kątem uzasadnienia zakupu (dotyczącego zarówno sprzedaży opodatkowanej, zwolnionej, jak i sprzedaży opodatkowanej)”;
c) dokonywanie odliczeń w miesiącach, w których prawo to nie przysługuje;
2) należy weryfikować status VAT kontrahenta, tak aby nie dokonywać odliczeń od podatników niezarejestrowanych i nie ewidencjonować faktur od takich kontrahentów w ewidencji – „nieprawidłowościom tym można było zapobiec, gdyby JST skorzystały z rejestru prowadzonego w postaci elektronicznej przez Szefa KAS”, czyli tzw. Białej listy.
Martyna Archacka
Kancelaria Wyrzykowscy