Nie odpowiadasz na pisma UODO - licz się z karą pieniężną!
Na pewno każdy z nas choć raz usłyszał radę znajomego, który twierdził, że zna się na prawie – „mówię Ci, nie odbieraj listów, nie będzie problemu”. Jednak czy rada ta była właściwa? Zdecydowanie nie, problem zawsze pozostawał.
Urząd Ochrony Danych Osobowych nie pozostaje bierny na lekceważenie ze strony podmiotów. Ostatnio nałożył karę pieniężną w wysokości 22 tysięcy złotych na spółkę PNP SA zajmującą się działalnością maklerską za brak współpracy z Urzędem i brak zwrotnej informacji.
Brak odbioru korespondencji = poważne zaniedbanie
Urząd trzykrotnie wysyłał do Spółki wezwania do ustosunkowania się do treści skargi, która została złożona na Spółkę. Jest to standardowa procedura Urzędu, który w pierwszej kolejności zwraca się do danego podmiotu o wyjaśnienie stanu faktycznego w celu zbadania czy skarga jest zasadna. W tym przypadku wezwania wysyłane były na ujawnione adresy w KRS, a zatem oficjalne adresy do korespondencji. Pisma były dwukrotnie awizowane i w związku z ich niepodjęciem, zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego, zostały uznane jako doręczone z upływem ostatniego dnia drugiej awizacji.
Następnie – wobec braku kontaktu ze strony Spółki – Urząd wszczął postępowanie dotyczące nałożenia na Spółkę kary pieniężnej. Również w tym przypadku Spółka nie odebrała pisma o wszczęciu tego postępowania.
Urząd, nakładając decyzję z karą pieniężną, wskazał, iż to Spółka ponosi odpowiedzialność za nieudzielenie żądanych informacji. Każdy podmiot powinien dbać o odbiór kierowanej do niego korespondencji, a w przypadku zmiany adresu – aktualizować go w oficjalnych rejestrach.
Współpraca z Urzędem Ochrony Danych Osobowych
O konieczności współpracy z Urzędem musi pamiętać nie tylko administrator, a więc główny podmiot, który ustala cele i sposoby przetwarzania danych, lecz także podmiot przetwarzający, któremu powierzono przetwarzanie danych.
Co oznacza współpraca? Przede wszystkim należy w wyznaczonym przez Urząd terminie odpowiadać na wezwania organu, udzielając jednocześnie wszelkich wiadomych informacje o sprawie. Współpracą nazwać trzeba również zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych w przewidzianym terminie – 72 godzin od momentu stwierdzenia naruszenia.
Efekt dyscyplinujący?
W mniemaniu Urzędu nałożona na Spółkę kara pieniężna ma ją zdyscyplinować do współpracy w zakresie ochrony danych osobowych. Niestety jak widać po poprzednich decyzjach Urzędu nadal panuje przeświadczenie „nic nie widzę, nic nie słyszę”. Prezes UODO nałożył kilkukrotnie kary za brak współpracy – ostatnie w wysokości ponad 21 tysięcy złotych i ponad 12 tysięcy złotych w związku z owym brakiem współpracy i niedostarczeniem żądanych informacji.
Pełna treść decyzji: https://uodo.gov.pl/decyzje/DKE.561.23.2020
Dagmara Jabłońska
Kancelaria Wyrzykowscy