Od 1 stycznia 2021 obowiązują nowe zasady ujmowania faktur korygujących in minus przez nabywcę – art. 86 ust. 19a ustawy o VAT.
W sytuacji obniżenia podstawy opodatkowania lub stwierdzenia pomyłki dotyczącej kwoty podatku na fakturze, nabywca towaru lub usługi ma obowiązek zmniejszenia kwoty podatku naliczonego. Korektę kwoty podatku powinien ująć w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania zostały uzgodnione między obiema stronami transakcji, jeżeli przed upływem tego okresu rozliczeniowego warunki te zostały spełnione. W sytuacji, gdy spełnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania nastąpi po upływie okresu rozliczeniowego, w którym warunki te zostały uzgodnione, nabywca ma obowiązek zmniejszyć kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki te zostały spełnione. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.
1) Co będzie stanowiło uzgodnienie?
Uzgodnienie warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania i podatku należnego jest to ustalenie przez obie strony transakcji faktu obniżenia wykazanego na fakturze pierwotnej wynagrodzenia. Uzgodnienie może wskazywać również okoliczności, których zaistnienie uzasadnia obniżenie należności.
Uzgodnieniem może być:
- Zawarcie umowy, w której wskazane są sytuacje, w których nabywca uzyskuje prawo do zwrotu części wynagrodzenia, np. w momencie otrzymania rabatu przysługującego w momencie wystąpienia wskazanych w umowie okoliczności,
- Rozpoczęcie czynności, których realizacja jest tożsama z wyrażeniem zgody na treść dokumentu (np. regulaminu realizacji sprzedaży lub ogólnych warunków umowy). Moment przystąpienia nabywcy do transakcji uznaje się jako akceptację regulaminu, który powinien zawierać przesłanki uzasadniające obniżenie podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego,
- Podpisanie aneksów do umów, porozumień lub innych dokumentów stosowanych powszechnie w obrocie, które zawierane są w celu obniżenia wynagrodzenia wykazanego na fakturze pierwotnej (w trakcie trwania współpracy między stronami),
- Ustalenie ustne (np. telefoniczne) oraz domyślna akceptacja warunków uzgodnienia przez obie strony transakcji. W obu tych przypadkach należy pamiętać, że obowiązek udokumentowania zaistniałego uzgodnienia spoczywa zawsze na sprzedawcy,
- Zwrot nabytych towarów na rzecz sprzedawcy. Pamiętać należy, że moment zwrotu partii towarów musi przypadać na ten sam dzień zarówno u sprzedawcy jak i nabywcy (mimo, że rzeczywisty moment nadania przesyłki oraz otrzymania zwracanych towarów jest rozbieżny).
2) Jaki będzie zatem moment spełnienia warunków, które stanowiły uzgodnienie?
Fakt „spełnienia warunków” można rozumieć jako moment „wykonania” wcześniejszego uzgodnienia i jest elementem przesądzającym o możliwości ujęcia korekty w danym okresie rozliczeniowym. Pamiętać należy, że nabywca nie może ująć faktury korygującej w okresie wcześniejszym niż sprzedawca, a najlepszym rozwiązaniem jest ujęcie korekty w tym samym okresie rozliczeniowym zarówno przez sprzedawcę i nabywcę.
Spełnieniem warunków jest zatem ziszczeniem się zdarzenia stanowiącego przesłankę do obniżenia kwoty wynagrodzenia. Fakt spełnienia uzgodnionych warunków uprawniających do obniżenia kwoty podatku naliczonego może być stwierdzony w sposób dorozumiany. Jeżeli zatem sprzedawca informuje nabywcę o udzieleniu mu rabatu, nie będącego zależnym od określonego zdarzenia przyszłego, można w takiej sytuacji przypuszczać, że przesłanka faktyczna uzasadniająca udzielenie obniżki już zaistniała w przeszłości - warunki obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku są spełnione.
Jeżeli nabywca chce zwrócić sprzedawcy towar, który nada np. za pośrednictwem kuriera, to fakt nadania przesyłki może stanowić co najwyżej dowód uzgodnienia korekty. Dopiero przyjęcie tego towaru przez sprzedawcę, wystawienie faktury korygującej i dokonanie zwrotu przysługującej w związku z tym należności może świadczyć o spełnieniu warunków korekty. Standardową okolicznością świadczącą o spełnieniu warunków transakcji jest otrzymanie zapłaty. Jeśli po wystawieniu faktury korygującej in minus, nabywca otrzymuje zwrot należności, to data tego zwrotu (data przelewu, data dowody wypłaty z kasy) będzie stanowiła moment spełnienia warunków korekty faktury.
Nie zawsze jednak tak się dzieje. Dlatego dokonując oceny czy nastąpiło spełnienie warunków korekty faktury in minus kluczowe jest zapoznanie z wszystkimi okolicznościami transakcji np. czy wystąpił zwrot towaru, zwrot należności, wystawienie faktury korygującej.
Należy pamiętać, że w przypadku nabywcy obowiązek pomniejszenia podatku naliczonego zupełnie nie wiąże się z faktem posiadania faktury korygującej. Samo bowiem spełnienie warunków w danym okresie rozliczeniowym wcześniej uzgodnionych stanowi zobowiązanie nabywcy do dokonania obniżenia w tym właśnie okresie. Kluczowym zatem jest prawidłowe określenie momentu spełnienia warunków wynikających z uzgodnienia. Być może najlepszym rozwiązaniem jest porozumienie między sprzedawcą a nabywcą, wynikające właśnie z treści zawartego uzgodnienia, co do momentu, w którym uznaje się spełnienie warunków.
Kancelaria Wyrzykowscy
Milena Gołąb