Żyjemy w czasach wolnego rynku, więc wydawać by się mogło, że także biura rachunkowe bądź kancelarie doradztwa podatkowego mają prawo wprowadzać własne, stworzone wedle uznania i dopasowane do polityki firmy zasady współpracy. W przypadku usług księgowych to nie do końca prawda. Spora część reguł obowiązujących w tej branży wynika bowiem bezpośrednio z ustaw, których należy przestrzegać.
Co zatem trzeba wiedzieć, by współpraca z wybranym biurem rachunkowym lub kancelarią podatkową przebiegała jak najlepiej?
1. W jakich terminach dostarczać dokumenty księgowemu?
Nikogo nie dziwi, że jako przedsiębiorca oczekujesz na czas rozliczeń finansowych swojej firmy. Czasem możesz potrzebować ich wcześniej, nawet dużo wcześniej przed ustawowym terminem - choćby z powodu starań o kredyt, leasing czy jakąś formę dofinansowania. To zrozumiałe, ale jeśli chcesz, by Twój księgowy mógł działać sprawnie w takich sytuacjach, musisz mu to umożliwić. Jak? Zaczynając od siebie!
Terminowe oddawanie kompletnej (nie częściowej!) dokumentacji firmowej to pierwsze przykazanie udanej współpracy z biurem rachunkowym czy też kancelarią podatkową. Niby oczywista zasada, ale jednak często łamana, co bywa kosztowne z wielu względów. Zależy Ci na tym, by Twoje dokumenty za dany miesiąc były zawsze rozliczone na czas? Zawsze dostarczaj je na czas, czyli w terminie ustalonym z Twoim księgowym - powinien on być zawarty w Waszej umowie.
W Kancelarii Wyrzykowscy termin na przekazanie kompletnej dokumentacji księgowej to 7 dzień każdego miesiąca.
Firmy jednoosobowe powinny wpłacać zaliczkę na podatek dochodowy do 20 dnia miesiąca (raz w miesiącu lub raz na kwartał - w zależności od formy rozliczenia), a przed 25 dniem miesiąca - podatek VAT. Księgowy ma obowiązek zaksięgować wszystko na czas i przekazać Tobie informację dotyczącą podatku we właściwym momencie, ale by mógł to zrobić, musi otrzymać dokumenty odpowiednio wcześnie, zgodnie z Waszą umową.
Bardzo często spotykaną zasadą w biurach księgowych jest zasada wzięta wprost z rachunkowości tzw. metodą FIFO (first in first out, z ang. - pierwsze weszło, pierwsze wyszło). Kto pierwszy dostarczył kompletne dokumenty księgowe, ten pierwszy otrzyma wynik podatkowy.
Równie ważną informacją jest wyliczenie składek ubezpieczeń społecznych, a od stycznia 2022 wyliczenie składki zdrowotnej, która w wielu przypadkach zależna jest od osiągniętego dochodu. Wobec tego, jeśli księgowy na czas nie otrzymuje Twoich dokumentów, nie ma możliwości wyliczyć poprawnie wspomnianych obciążeń.
2. Jak właściwie opisywać i wystawiać faktury?
Niektóre biura rachunkowe szkolą swoich klientów z tego zakresu. Dlaczego wygląd faktur, a właściwie sposób ich opisania jest tak ważny? Ponieważ Twój księgowy powinien mieć pewność, że dany wydatek może być kosztem podatkowym. Aby to stwierdzić, musi wiedzieć, czego dokładnie dotyczy dana faktura i czy faktycznie ma związek z działalnością Twojej firmy.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22
Często z treści faktury nie wynika wprost, że jest ona związana z prowadzoną działalnością i konieczne jest doprecyzowanie przez klienta czego dokument dotyczy.
Kolejnym przykładem, który porządkuje poprawne opisywanie faktury, jest sytuacja, w której przedsiębiorca prowadzi kilka inwestycji. W celu poprawnej kalkulacji kosztów wytworzenia danej inwestycji, konieczne jest dokładne i precyzyjne przypisanie danych wydatków do konkretnego projektu. Na dzień rozliczenia się z projektu, zakończenia inwestycji, chciałbyś przecież dokładnie wiedzieć ile na tym zarobiłeś.
W przypadku faktur nie możemy pozwalać sobie na błędy. Wiąże się to z późniejszymi korektami. Pamiętać należy o niniejszym fragmencie ustawy o podatku od towarów i usług, który traktuje o tym, jak powinna wyglądać prawidłowo wystawiona faktura:
1. Faktura powinna zawierać: [fragment]
1) datę wystawienia;
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15) kwotę należności ogółem;
Ustawa o VAT, art. 106e. [Elementy składowe faktury]
Dodatkowo warto aby na fakturach sprzedażowych znalazły się oznaczenia GTU znajdziesz je tutaj https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00237
Uwaga! Szczegółowe oznaczenia grup towarów i usług (GTU) znajdziesz w Rozporządzeniu Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (§10 ust. 3)
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20190001988
Oznaczanie kodów GTU znacząco ułatwia prace księgowości, ponieważ to Ty jako właściciel firmy, przedsiębiorca doskonale wiesz jaki typ towaru sprzedajesz. W przypadku nie umieszczenia kodów GTU i wątpliwości z nimi związanych księgowość będzie to z Tobą weryfikować co implikuje dodatkowo poświęcony czas, którego można uniknąć.
Ponadto dużym ułatwieniem jest kiedy na fakturze sprzedaży znajdzie się również oznaczenie TP - która stosowane jest obowiązkowo przy transakcjach z podmiotami powiązanymi. Pamiętaj, że masz obowiązek informować nas o transakcjach z podmiotami powiązanymi abyśmy mogli dokonać poprawnej ewidencji.
3. W jaki sposób przekazywać dokumenty księgowemu?
Co zrobić, by na początku danego miesiąca nie stresować się koniecznością przekazania faktur księgowemu? Najlepiej stworzyć własny system ich wystawiania i gromadzenia, a później sumiennie przestrzegać przyjętych reguł. Archiwizowanie tych wystawianych, jak również napływających faktur w sposób rzetelny, pomoże wyeliminować chaos w zgromadzonej dokumentacji.
Samo przekazywanie dokumentów też może wyglądać różnie - oczywiście zawsze powinno odbywać się w ustalonej formie i terminie, zgodnie z zawartą umową. Jedno biuro rachunkowe będzie oczekiwało kompletu oryginałów i wydruków, dostarczonych osobiście lub wysłanych pocztą. Innemu wystarczą dokumenty w wersji elektronicznej wysłane mailem, ewentualnie zeskanowane.
Dobrą praktyką jest układanie ich chronologicznie, z podziałem na faktury kosztowe i sprzedażowe. Polecane jest też dostarczanie rejestru sprzedaży z programu do wystawiania faktur, tak aby biuro księgowe miało pewność, że przekazałeś wszystkie faktury sprzedażowe z danego miesiąca. Dzięki temu dokumentowi szybko zorientujemy się, gdy jakiś dokument zaginie.
Nie możesz zapomnieć o załączeniu wyciągu z Twojego konta firmowego. Pozwoli to Twojemu księgowemu zweryfikować rozrachunki z Twoimi kontrahentami (pełna księgowość). Niektóre firmy, chcąc w 100% wyoutsourcować proces finansowo-księgowy, przekazują też dostęp do konta firmowego, by biuro księgowe mogło robić przelewy w ich imieniu. Jednak ze względu na koszty tej usługi, nie jest ona zbyt popularna.
W Kancelarii Wyrzykowscy wszystko przesyłane jest przez dedykowaną do tego aplikację, która dodatkowo pozwala na dostęp do tych dokumentów przez 24 godziny na dobę. Naszym zdaniem jest to najwygodniejsza i najbardziej ekonomiczna z opcji. Nie tylko nie musisz nigdzie jechać z dokumentami, ale nie ma też potrzeby drukować wszystkiego (co dodatkowo jest przyjazne dla środowiska i dla budżetu Twojej firmy).
Korzystamy z takich narzędzi jak:
PanelPrzedsiębiorcy.pl (komunikacja od Kancelaria -> do Klienta)
SaldeoSmart – aplikacja do przesyłania dokumentów (komunikacja od Klienta -> do Kancelarii)
Wyobraź sobie sytuację, gdy chcesz złożyć reklamację niedawno zakupionego ekspresu do kawy… Potrzebna Ci będzie faktura, którą już oddałeś księgowemu i zaczynają się schody? Korzystając z naszej aplikacji, pobierzesz ją w moment i możesz to zrobić w dowolnym momencie, bez angażowania dodatkowych osób.
Istotną kwestią dla efektywności i sprawności dokonywania rozliczeń jest uporządkowanie i ułożenie dokumentów. Jeśli przekazujesz je w sposób tradycyjny, na papierze, po prostu układaj dokumenty datami. Jeśli Twoje faktury składają się z kilku stron, nie są spięte, spójne, a w Twoich dokumentach panuje chaos, możesz zostać obciążony dodatkową opłata za czynności sekretarskie (układanie dokumentów) – taka praktyka stosowana jest coraz częściej w zespołach księgowych.
4. Co muszę wiedzieć o zatrudnianiu pracowników?
Jeśli chcesz zatrudniać pracowników, uzgodnij ze swoim biurem rachunkowym, co krok po kroku musisz zrobić, by wszystkie formalności zostały spełnione. Poza podpisaniem umowy, zapewnieniem badań lekarskich i szkolenia BHP, pracodawca zobowiązany jest m.in. do zgłoszenia pracownika do ZUS w terminie do siedmiu dni od daty nawiązania stosunku pracy (powstanie obowiązku ubezpieczeń). Dotyczy to większości umów, za wyjątkiem zleceń dla osób uczących się, do dwudziestego szóstego roku życia (ta grupa nie podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu ani społecznemu).
Obowiązkowe ubezpieczenia zdrowotne i społeczne (chorobowe, emerytalne, rentowe, wypadkowe) uzupełnia jeszcze Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Zgłaszanie pracowników do ZUS zwykle bierze na siebie biuro rachunkowe, które najpierw wypełnia i dostarcza do urzędu formularze ZUS ZUA, a następnie co miesiąc składa niezbędne deklaracje.
Opłaty związane z ZUS są kosztem dla pracodawcy. Tak samo jak wynagrodzenia, które należy ewidencjonować, rozliczać, co miesiąc odprowadzając zaliczkę na podatek od dochodowy za pracowników. Tu również pomoc księgowego, który na czas wyliczy nam wszystkie kwoty, będzie bezcenna. Pamiętaj jednak, że by on mógł sprawnie działać, najpierw Ty musisz dostarczać niezbędne dokumenty na czas i na bieżąco informować o wszelkich zachodzących w firmie zmianach pracowniczych. Dlatego, jeśli zatrudniasz nowego pracownika, poinformuj swojego księgowego jak najszybciej.
5. Dlaczego warto mieć doradcę podatkowego?
Co roku mamy określony czas na ewentualne zmiany w formie opodatkowania i sposobu rozliczania się z fiskusem. „Polski ład” pokazał nam, jak skomplikowane i stresujące może to być dla przedsiębiorców. Profesjonalne doradztwo podatkowe jest w takich momentach na wagę złota. Jednak należy pamiętać, że nie powinno być ono zadaniem Twojego księgowego - chyba, że jest on certyfikowanym doradcą podatkowym.
Coraz częściej biura księgowe, jak choćby nasza kancelaria, posiadają własnych, certyfikowanych doradców podatkowych lub korzystają z pomocy zewnętrznych doradców - i to również jest dobre rozwiązanie (nasza kancelaria obsługuje też biura rachunkowe - zapraszamy do kontaktu: https://kancelariawyrzykowscy.pl/pl/oferta/doradztwo-podatkowe/ ).
Co jest ważne, jeśli masz przywilej korzystania z doradcy podatkowego? Nie odwiedzaj tego specjalisty dopiero, gdy pojawia się problem lub jakaś wątpliwość! Regularny kontakt z doradcą podatkowym zaprocentuje najbardziej. Powinien on znać Twoje kroki biznesowe na etapie ich planowania. Tylko wtedy jest możliwość przewidzenia konsekwencji podatkowych i zoptymalizowania działań firmy. Dlatego pamiętaj, by z wyprzedzeniem informować swojego doradcę, co zamierzasz.
6. Jak powinna wyglądać komunikacja z księgowym?
Sposób komunikowania się z księgowym również powinien zostać ustalony. Każde biuro działa inaczej, a wszelkie wytyczne co do formy i czasu przekazywania informacji powinny być zawarte w umowie. Są jednak kwestie, które Ty możesz wziąć pod uwagę, by ta współpraca układała się jak najlepiej.
„Ja mam tylko takie jedno krótkie pytanie… księgowa kolegi powiedziała…”- pytania tego typu słyszał chyba każdy księgowy. Czy należy je zadawać? Wszystko zależy od tego, czy ufasz swojemu księgowemu. Jeżeli dobrze wybierzesz biuro rachunkowe, to głównie ono będzie dla Ciebie bieżącym i wiarygodnym źródłem informacji, więc nie będziesz tak wrażliwy na zasłyszane „newsy”. Gdyby jednak od czasu do czasu pojawiło się jakieś „ale”, dobrze jest ustalić z księgowym preferowaną ścieżkę postępowania, by nie przeszkadzać mu w wykonywaniu zadań. Określić preferowany czas, ale też formę przekazywania zapytań (może to być telefon, mail lub dedykowana takiej współpracy aplikacja - jak w naszej kancelarii). Nagłe telefony, wybijające z trybu tej, jakże precyzyjnej pracy, nie leżą w niczyim interesie. Pamiętaj też, że pomiędzy 15 a 25 dniem każdego miesiąca, trwa okres najbardziej intensywnej pracy dla księgowych, więc jeśli możesz, omijaj ten gorący czas – a gdy nie masz nic pilnego, po prostu napisz maila.
W Kancelarii Wyrzykowscy, kiedy mamy okres rozliczeniowy, kontakt z Tobą przekazywany jest od Opiekuna Księgowego do Sekretariatu. Jeśli zależy Ci, by porozmawiać ze swoim opiekunem, na pewno się z Tobą skontaktuje - w pierwszym możliwym terminie.
Aby wesprzeć księgowego w jego zadaniach, powinieneś również wykazać pewną samodzielność w sprawach urzędowych. Poniżej wymienione czynności powinien umieć załatwić każdy przedsiębiorca, choćby by zaoszczędzić na kosztach obsługi sekretarskiej.
• jak złożyć wniosek o niezaleganie w ZUS czy urzędzie skarbowym?
• jak korzystać z profilu zaufanego i podpisywać w nim dokumenty?
• jak załatwiać sprawy przez PUE ZUS?
• jak korzystać z wyszukiwarki KRS czy CEIDG?
• jak pozyskać informacje z białej listy podatników?
Naucz się załatwiać te proste sprawy sam, by księgowy mógł skoncentrować się tych trudniejszych. Na stronie(tutaj link: https://kancelariawyrzykowscy.pl/pl/strefa-klienta/ ) naszej kancelarii znajdziesz instrukcje dotyczące wielu z tych kwestii - jeśli więc brakuje Ci wiedzy, zapraszamy.
7. Po co nam inwentaryzacja, aktualizacja i wycena posiadanych aktywów?
Każdy przedsiębiorca zetknął się z pojęciem tzw. inwentaryzacji /spis z natury/ i wyceny poszczególnych aktywów. Konieczność przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z przepisów prawa. Jest to niezbędny proces, aby móc prawidłowo dokonać ustalenia wyniku finansowego jednostki. Dzięki niej, wiemy między innymi jaki mamy rzeczywisty stan towarów, magazynu, środków pieniężnych, zobowiązań, należności.
O tym co, kto, kiedy, w jakim terminie i w jaki sposób należy inwentaryzować, dowiesz się z innych artykułów zamieszczonych na naszym blogu.
8. Jak poprawnie opisywać przelewy firmowe?
Przelewy, które robisz muszę być precyzyjnie i właściwie opisywane. Najczęstszym błędem, który utrudnia pracę księgowemu, jest brak numeru faktury w tytule przelewu. Jeśli dokonujesz jakiejś wpłaty lub wypłaty z konta firmowego, staraj się najdokładniej jak się tylko da, precyzować czego ta operacja dotyczy.
Dla przykładu przelewając na konto spółki 10 000,00 zł, wpisując w tytule przelewu „wpłata”, podczas gdy tak naprawdę jest to pożyczka dla Twojej spółki, stwarzasz sytuację, w której konieczne jest wyjaśnianie tego później z Twoim opiekunem księgowym.
9. Zwracasz uwagę na transakcje z podmiotami powiązanymi?
W obecnym stanie prawnym, należy informować fiskusa o transakcjach z podmiotami powiązanymi, poprzez oznaczenie na fakturach specjalnym znacznikiem TP. Co do zasady, Twój księgowy nie wie lub nie jest w stanie domyślić się czy transakcja, której dokonujesz ma miejsce z podmiotem powiązanym z Tobą czy też nie. Dlatego pamiętaj, że przy tego typu transakcjach, zawsze konieczna jest precyzyjna informacja, która będzie jasnym komunikatem dla Twojego biura rachunkowego.
10. Czy wiesz jakie masz limity finansowe?
Skorzystanie z niektórych preferencji podatkowych związane jest z przestrzeganiem różnych limitów (np. limit dotyczący transakcji gotówkowych, limit uprawniający do zwolnienia z kasy fiskalnej, limit uprawniający do skorzystania ze zwolnienia podmiotowego w podatku VAT czy też inne, wynikające z wybranej formy opodatkowania). Każdy przedsiębiorca powinien zatem ustalić, jakich limitów powinien bądź chce przestrzegać, a potem pamiętać, by ich nie przekraczać!
Proste? Jeśli tego dopilnujesz! Zdecydowanie gorzej jest, kiedy trzeba zastanawiać się, co zrobić, gdy księgowy zauważy przekroczenie… Unikaj takich sytuacji!
11. Czego jeszcze oczekiwać od księgowego?
Co jeszcze, możecie dla mnie zrobić? - zastanawiasz się, przeglądając kolejne oferty biur księgowych. Nie różnią się one od siebie aż tak bardzo, ale każda firma ma inne potrzeby i nawet drobna różnica może mieć znaczenie. Dodatkowych atutów biura rachunkowego może być dużo. Istotna bywa chociażby kwestia ochrony danych osobowych czy porad w zakresie podatków.
Chcesz wiedzieć więcej? Koniecznie zapoznaj się z naszym tekstem (pod słowem tekst podkleić link https://kancelariawyrzykowscy.pl/pl/blog/czym-kierowac-sie-przy-zmienie-biura-ksiegowego/ ), dzięki któremu dowiesz się, na co zwrócić uwagę przed podjęciem decyzji o wyborze biura księgowego bądź kancelarii podatkowej.
12. Jak rozpocząć i zakończyć współpracę z biurem księgowym?
I na koniec kwestia samej umowy. Niby formalność, a jakże ważna. W końcu to od niej zaczyna się współpraca z biurem rachunkowym. Zanim więc złożysz swój podpis, upewnij się czy wyczerpująco odpowiedziano Ci na wszelkie ważne pytania, między innymi:
Na jaki czas zawierana jest umowa?
Jaki okres wypowiedzenia obowiązuje i w jakiej formie należy je złożyć?
Jaki zakres usług będzie obowiązywał?
Czy możesz modyfikować umowę w trakcie jej trwania?
Jeżeli nie będziesz z jakiegoś powodu zadowolony lub zmieni się sytuacja w Twojej firmie, czy i w jaki sposób możesz zakończyć współpracę z biurem księgowym?
W jaki sposób będzie przebiegała współpraca i komunikacja?
Co wchodzi w podstawowe koszty współpracy, a co jest rozliczane dodatkowo?
W jakich terminach masz dostarczać dokumenty?
Czy zostaniesz przeszkolony z tego jak mają wyglądać poprawnie wystawione dokumenty?
W jakiej wysokości i kiedy musisz dokonywać płatności za usługi księgowe?
Czy są jakieś kary za opóźnienia w płatnościach?
Dokładnie zapoznaj się z warunkami umowy, bo również to, czy jesteś ich świadom, może zaważyć na efektywności późniejszej współpracy z biurem księgowym.
Coraz częściej biura rachunkowe mają swoje strony internetowe, prowadzą blogi i media społecznościowe, gdzie umieszczają ważne dla podatników i przedsiębiorców informacje. Bądź na bieżąco z tym, co mają Ci do przekazania - tym sposobem również dołożysz cegiełkę do efektywnej współpracy.
Życzymy powodzenia i oczywiście zapraszamy do współpracy z naszą kancelarią https://kancelariawyrzykowscy.pl/pl/wspolpraca/